La factura electrónica, también llamada e-factura, es la evolución de la factura tradicional, y para efectos legales tiene la misma validez que la de papel.
Se trata de un documento digital de índole fiscal, que se genera, valida, recibe, anula y conserva, electrónicamente. Lo que representa mayores ventajas para las empresas.
Entre dichas ventajas se incluyen las siguientes:
- Representa un ahorro en gastos de operación
- Es más seguro en el manejo de información
- Reduce las posibilidades de fraude
- Minimiza el porcentaje de errores humanos
- Ahorra espacio físico de almacenamiento
- Permite el ágil acceso a documentos archivados
- Contribuye al crecimiento de las empresas
- Fomenta el cuidado del medio ambiente
La factura electrónica sirve para hacer constar la compra o venta de un bien o servicio, que es validado por una certificadora como Totaldoc y autorizado por la Superintendencia de Administración Tributaria SAT.
En Guatemala, existen diferentes tipos de facturas electrónicas, entre ellas tenemos: Factura, Factura pequeño contribuyente, Factura cambiaria, Factura especial, entre otros documentos tributarios electrónicos.
Características de la factura electrónica
Una factura electrónica es un archivo digital que contiene la información relativa a una
transacción mercantil. La cual cumple con lo establecido en la Ley del IVA y su Reglamento y demás legislación tributaria.
Asimismo, contiene un Código de Autorización de Emisión de Facturas (CAE), que garantiza su autenticidad.
En Guatemala, la factura electrónica debe cumplir con requisitos legales, como:
- Datos del emisor: Nombre comercial, razón social, NIT, dirección comercial, régimen de IVA e ISR, fecha de emisión, fecha certificación. Cantidad, descripción y valor del producto.
- Datos del receptor: NIT, nombre y dirección
- Datos del certificador: NIT y razón social
Por otro lado, las facturas electrónicas, pueden tener diversos formatos, como: tamaño carta, media carta, tamaño oficio, medio oficio, ticket 58mm y 80mm.
¿Quién puede emitir factura electrónica y quién está obligado a hacerlo?
En la República de Guatemala, pueden emitir facturas electrónicas, las personas individuales o jurídicas inscritas ante la SAT.
Aunque en primera instancia, la factura electrónica en nuestro país, contó con un período de adhesión opcional; a partir del 1 de julio del 2022, el Régimen FEL es obligatorio para los contribuyentes inscritos en el régimen general del IVA.
Asimismo, será obligatorio a partir del 1 de abril del 2023, para los contribuyentes inscritos en el régimen del IVA Pequeño Contribuyente.
¿Cómo se emite una factura electrónica?
Para emitir una factura electrónica desde la app Totalpos, primero se debe tener una cuenta y crear un usuario. Luego los pasos a seguir para emitirla son:
- Seleccionar el DTE que se desea generar
- Ingresar los datos del receptor
- Ingresar los datos del bien o servicio
- Generar, para obtener vista
- Imprimir o compartir
Tipos de validación
En cada factura electrónica emitida, se valida la siguiente información:
- Que sea un XML válido, según las reglas propias de XML.
- Que cumpla con las reglas establecidas por la SAT, en el respectivo esquema XSD. A fin de que dicho XML sea un DTE (Documento Tributario Electrónico), y que los valores sean correctos para cada campo, según su tipo y posibles valores.
- Se verifica que los valores sean correctos según los cálculos respectivos (totales), el objetivo y cómo se relacionan con otros valores que se tengan dentro del documento. Por ejemplo: frases según el NIT o tipo de documento. Aplicando para esto el documento «Reglas y validaciones» que proporciona la SAT.
- Que tenga aplicada la Firma del Emisor y la firma del Certificador y que estas sean válidas.
Como sabemos, la factura electrónica está cada vez más extendida en nuestro país. Por lo tanto, es importante contar con una solución que te permita manejar eficientemente la facturación electrónica de tu empresa.
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